Gestión de inventario, en este artículo compartimos algunas ideas que refuerzan nuestra teoría sobre la necesidad de automatizar este proceso en las empresas.
El éxito siempre está en la estandarización y automatización de los procesos para obtener las ventajas de una economía de escala.
Desafíos de la gestión de inventario
Administrar el inventario manualmente, con lápiz y papel u hojas de cálculo, requiere mucho tiempo y no es tan confiable.
Peor aún, si las empresas no realizan validaciones (inventarios) periódicos a su sistema de control de inventario es probable que no detecten los errores.
5 problemas relacionados con la administración manual del inventario:
- Falta de trazabilidad y control. Trazabilidad implica un registro de qué artículos ingresan, dónde están ubicados o cómo se usan o a dónde se van. Si llevas registro manual tienes un problema de procesamiento de la información e incrementar el riesgo de un error.
- No tengo una planificación precisa de la demanda. Sin la información de cuánto de un artículo ha usado históricamente, los compradores no pueden predecir la demanda y la cantidad económica de pedido.
- Excesos y desabastecimientos. El inventario que es un activo, que se puede “convertir en un pasivo” en el balance general debido a que debe pagarse al proveedor por productos que se adquirieron en exceso, que no se venden o se dañan. Por otro lado, no tener suficiente inventario disponible puede afectar la experiencia del cliente y su fidelidad.
- Incapacidad para localizar elementos. Muchas veces, los artículos requeridos están realmente en stock, pero simplemente no se pueden ubicar. Esto es especialmente cierto si no hay una ubicación para los productos almacenados en varias ubicaciones. Hay muy buenas ideas en los sistemas para “registrar una ubicación” del producto y solucionar este problema.
- Sistemas de inventario y contabilidad desconectados. Si está administrando su inventario en un sistema y su contabilidad la lleva en otro sistema diferente, está creando doble trabajo manual innecesario, obligando a alguien a ingresar los cambios de inventario y otro en el sistema de contabilidad. Por otro lado, cada día se genera el riesgo de que los 2 sistemas no estén conciliados.
Beneficios de la automatización de la gestión de inventario
La automatización del proceso de gestión de inventario permite a las empresas conocer y comprender qué artículos son los que más se consumen, con qué frecuencia y cuál es su tendencia en el tiempo.
Mientras más rápido y confiables sean los datos de inventario es probable que se tomen mejores decisiones sobre lo que se necesita, lo que les permite:
Optimizar sus niveles de inventario
Minimizar su necesidad de efectivo.
Un buen sistema de inventario debería permitir:
- Establecer un sistema de registro adecuado. Debería permitirle almacenar la información de un producto, en su totalidad, en un solo lugar, incluida la ubicación, la cantidad, el costo y más.
- Mejorar el control de inventario. Un reporte de inventario confiable le debe permitir el seguimiento para administrar cada etapa del ciclo de vida y controlar los costos. Con controles de inventario adicionales, las empresas pueden realizar un seguimiento eficaz del uso y la merma del inventario.
- Mejorar la administración del inventario. Con los datos históricos, el tiempo de entrega promedio y la cantidad de días de inventario de suministro, las empresas pueden administrar dinámicamente los puntos de pedido de artículos y mantener los niveles de existencias preferidos.
- Solucionar problemas contables. Un solo sistema, que incluya contabilidad y su módulo de inventario le permite que, a medida que se realizan actualizaciones de inventario en el registro de inventario, se reflejan en tiempo real en el registro contable, lo que ahorra tiempo en la preparación de la información financiera.
Conclusión:
Una gestión eficaz del inventario mejora la rentabilidad y garantiza que los productos estén disponibles cuando y donde los necesite, para que pueda concentrarse en lo que hace mejor.
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