Uno de los objetivos de un inventario de activos fijos es identificar aquellos ítems que faltan o han quedado inutilizables con el tiempo.
Las empresas que requieren invertir cantidades importantes de activo fijo a menudo se enfrentan con situaciones de desorganización, poca seguridad, falta de sustento tributario y contable, entre otros problemas.
Inclusive, debido a la falta de recursos, algunas empresas prefieren vivir con esos problemas sin considerar que ahora la tecnología para controlar activos fijos no es muy costosa.
¿Qué se considera activo fijo?
Los activos fijos son considerados como las herramientas o los recursos que se utilizarán para producir o facilitar los ingresos durante un tiempo considerable, y por lo tanto su recuperación probablemente exceda de un año fiscal.
Existen activos fijos con un costo importante y otros que califican como activo fijo, pero que por su costo no significativo, pasa a ser un bien de control.
Como ejemplos de activos fijos tenemos:
- computadoras portátiles,
- vehículos
- maquinaria y bienes inmuebles (que podrían tener un costo considerable)
Por lo tanto, es fundamental realizar un inventario de activos fijos con ayuda de un software para rastrear y mantener sus activos fijos para que su empresa funcione sin problemas.
Junto con SMS Auditores hemos elaborado este artículo con algunas buenas prácticas:
Comprenda el alcance de su proyecto.
Dependiendo del tamaño y el enfoque de su negocio, es posible que deba invertir en tecnología para que puede manejar reconocimiento de activos fijos fácilmente por una fotografía, código de barras o etiqueta RFID. Además, existen requisitos de control interno y de normas contables como la NIC 16 que piden cálculos de valores residuales u otros temas técnicos.
Asignar la responsabilidad de su proceso de gestión.
Existen muchas ideas sobre cómo realizar un inventario de activos fijos, pero nuestra sugerencia es que se debe asignar a un Gerente la responsabilidad de todo el proceso de gestión de inventario de activos fijos.
Asesórese sobre los procedimientos básicos de activos fijos.
Existen varios temas que podrían salir mal si no se cuenta con asesores que nos permitan convertir una transacción complicada en un proceso sencillo. Por ejemplo:
- ¿Cuál será el procedimiento de reconocimiento de activos?
Para determinar la unidad base inicial, el costo, el límite y la clase de un activo.
- ¿Qué elementos incluiremos en el registro de activos fijos?
El procedimiento de creación de registros de activos fijos implica registrar toda la información necesaria para identificar, por ejemplo, un activo de fabricación (número de serie, ubicación, responsabilidad, costo, etc.).
- ¿Cuál será la forma de depreciación?
Este procedimiento se determina en función de la vida útil
- ¿Cómo controlaremos la transferencia interdepartamental?
Este procedimiento garantiza que todos los registros se actualicen para un activo que se cambia de forma rutinaria entre varios departamentos de su empresa.
Conozca las tendencias tecnológicas para el control de activos fijos.
La tecnología nos ayuda a minimizar los errores en la gestión de activos fijos. Inclusive permite reducir costos de una verificación física.
Por ejemplo, la tecnología moderna, que incluye RFID y código de barras , actualiza su inventario de activos en tiempo real y lo ayuda a encontrar y rastrear activos y actualiza los flujos de trabajo para reflejar los cambios.
Depuración del listado de activos fijos.
Uno de los objetivos de un inventario de activos fijos es identificar aquellos ítems que faltan o han quedado inutilizables con el tiempo.
Si una empresa mantiene registrados como activos fijos en el libro de contabilidad activos que no existen, se enfrenta a algunos de estos problemas:
- Mayores pagos de impuestos por el total de activos
- Mayores costos de seguros
- Sobrestimación del valor de la empresa
Recomendación final.
El costo de la información inexacta supera cualquier ganancia contable estimada. Imagine el nivel de pérdidas que no está reconocida debido a la falta de un inventario de activo fijo.
Un buen software de gestión de activos fijos con las ayudas tecnológicas actuales puede permitir un mayor retorno de la inversión.
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