En este artículo le facilitaremos 5 consejos para conocer cómo administrar los activos fijos de una empresa de manera efectiva.
Recuerde seguir estos consejos para evitar pérdidas en un rubro muy importante para la mayoría de las empresas.
¿Qué beneficios proporciona una adecuada gestión de activos fijos?
Una adecuada gestión de activos fijos permite a la empresa rastrear equipos, vehículos, maquinaria, edificios, evaluar su estado y obtener información para mantenerlos en buen estado de funcionamiento. El proceso de gestión de los activos se complica, junto con el tamaño de la organización.
Las pequeñas organizaciones muchas veces controlan los activos fijos mediante hojas de cálculo o con registros hechos a mano. Estos son los supuestos controles para administrar los activos fijos.
Hacer controles en Excel o con registros a mano es susceptible de errores humanos y son una fuente de posibles fraudes.
Por otro lado, debemos mencionar que las soluciones automatizadas en línea ofrecen una forma confiable de supervisar los activos fijos.
Las soluciones automatizadas pueden tener varias funciones, como seguimiento de ubicación, procesamiento de órdenes de trabajo y registros de auditoría.
Los siguientes consejos de administración de activos fijos ayudarán a estas organizaciones a administrar sus activos fijos de manera efectiva:
1) Etiquetado de los Activos Físicos:
Etiquetar significa “poner una etiqueta visual de ubicación, un ID” en el activo fijo. Con esto logramos identificar y relacionar datos del activo fijo como su naturaleza, ubicación y clasificación.
El seguimiento de activos fijos se simplifica cuando se etiquetan con identificadores únicos, como ID de activos.
Los códigos de barras también son útiles cuando los activos se rastrean con la ayuda de un software de gestión de activos fijos.
Cuando una entidad posee múltiples activos como computadoras de escritorio, puede ser fácil cometer errores al crear registros de activos duplicados y no disponer de los activos correctos cuando se instala un activo idéntico en la empresa.
Por lo tanto, la organización debe etiquetar cada uno de sus activos físicos etiquetándolos con etiquetas físicas como números de serie con los cuales se pueda acceder a datos de la fecha de compra.
El etiquetado de activos fijos no es una tarea de una sola vez. Es un control continuo.
Eso significa que la entidad debe asegurarse de que las etiquetas se adhieran correctamente a los activos fijos y permanezcan con los activos como deben ser.
Esto probablemente podría solucionarse verificando la corrección de los activos fijos etiquetados y reemplazándolos inmediatamente en el momento en que la entidad realiza el conteo físico de los activos fijos.
Etiquetar correctamente los activos fijos también podría ayudar a la entidad a acelerar el proceso de conteo y verificación de manera correcta y efectiva.
2) Salvaguardia y rendición de cuentas de los activos fijos
Una gestión adecuada de los activos fijos implica designar a una persona como custodio de los activos fijos de un área determinada. Asegurándose de que nadie pueda usar o sacar los activos fijos de la oficina, sitio o donde se encuentren, sin la debida autorización.
Crear responsabilidad aumenta los niveles de seguridad y ayuda a reducir las incidencias de robo y uso indebido de efectivo para comprar y mantener estos activos fijos.
La organización debe mantener altos estándares de integridad de datos y custodia de documentos como medidas adecuadas de gestión de riesgos.
3) Gestión del ciclo de vida de los activos con registro de auditoría
La gestión del ciclo de vida de los activos significa monitorear los activos a lo largo de su existencia en la organización empresarial. Significa hacer un registro de todas las actividades de los activos fijos desde la fecha de adquisición hasta la fecha de su venta o disposición.
En pocas palabras, significa preservar la historia de los activos fijos.
El proceso de documentación crea un seguimiento de auditoría sólido que ayuda a cumplir con las normas de cumplimiento y detectar y corregir errores y omisiones significativos antes de que afecten las finanzas de la organización.
La preservación del historial facilita el seguimiento, la depreciación, el mantenimiento y la disposición de los activos fijos.
4) Establecimiento de prácticas operativas estándar (SOP) y controles internos
Los SOP son pautas operativas que actúan como punto de referencia para crear acciones consistentes para administrar todos los activos fijos de manera efectiva en una organización.
El establecimiento de SOP y controles internos garantiza que estos tengan protocolos relacionados con la adquisición, el mantenimiento y las disposiciones, dejando poco o ningún espacio para robos, errores y mal uso de los activos fijos de la organización.
5) Registrar datos de rendimiento de los activos fijos
Cada vez que el activo fijo opere a capacidad de fabricación, la producción generada en un momento determinado se registrará y controlará constantemente para que coincida con el rendimiento de referencia.
Y si se identifica una alta fluctuación para cierta clase de activos fijos , entonces se deben realizar revisiones o investigaciones para corregir la causa raíz, tal vez porque los activos están inactivos, rotos o robados.
Las otras consideraciones para medir el desempeño de los activos incluyen la condición de estos el año actual de producción de los activos. El registro de registro para el rendimiento se puede mantener en hojas de cálculo de Excel o a través del software ERP. Pero siempre es mejor automatizar estas tareas.
¿Cómo podemos ayudarle?
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